Pequenas e médias empresas pagam mais caro por viagens de negócios. Como reduzir os custos?

Novo estudo da Concur, que pertence à SAP (desenvolvedora global de softwares de gestão), revelou que as pequenas e médias empresas pagam 19% mais caro que as grandes por passagens aéreas, hospedagem, jantar, entretenimento, transporte e aluguel de carros para suas viagens de negócios.

Como estas empresas não possuem o mesmo orçamento e, por consequência, o mesmo volume de viagens das grandes, acabam por comprar passagens, diárias em hotéis e serviços de acordo com suas necessidades de curto prazo. Sem negociações especiais baseadas no volume de viagens, paga-se um preço superior na comparação com as grandes empresas.

Veja o gráfico comparativo do valor gasto, em média, com cada despesa de viagem:

Diante deste cenário é essencial que toda pequena empresa busque uma agência de viagens que utilize e compartilhe com seus gestores o acesso ao sistema de Self-booking, a fim de reduzir seus custos com deslocamentos.

Como o Self-booking ajuda a reduzir custos com viagens em pequenas empresas?

1 – Controle do orçamento através de políticas baseadas na antecedência das viagens

Através do sistema de Self-booking é possível definir políticas de viagens com a antecedência mínima para criação de reservas, permitindo períodos distintos para passagens nacionais e internacionais. Caso seja definida uma política mais restrita e a mesma não seja respeitada pelo viajante, a reserva simplesmente não poderá ser efetuada.

2 – Visualização do comparativo de voos

No sistema de Self-booking há o comparativo de voos, que segmenta pelos melhores preços todas as possibilidades para o trecho escolhido pelo viajante. Mesmo que o viajante não selecione a tarifa mais econômica, o comparativo permanecerá registrado em sua reserva para que o aprovador da sua viagem possa validar a escolha.

3 – Geração de relatórios de SLA (Acordo de nível de serviço)

É possível verificar a variação de tempo entre a criação da reserva, o pedido de aprovação e a própria aprovação. Longas variações de tempo afetam diretamente o valor das passagens, uma vez que os prazos de emissão são perdidos, as reservas retarifadas e os preços eventualmente elevados por conta da indisponibilidade na classe antes reservada.